Inköpsprocessen är i många företag en tidstjuv som i förlängningen även blir en dyrbar hantering. Med rätt information på plats och ett IT-stöd som hjälper användarna finns det mycket pengar att tjäna in och lyckas man ge ett fullgott IT-stöd får man samtidigt ökad kontroll och möjlighet till effektiv styrning.

Vi har tillsammans med en av våra kunder, Akademiska Hus, utvecklat ett inköpssystem som byggts på efterhand och nu står för en stor del av alla beställningar som görs inom verksamheten.

Akademiska Hus är en större fastighetsägare och man har årsavtal med ett stort antal leverantörer. Steg ett i systemet var att utveckla ett avtalsregister som är integrerat med leverantörsregistret. Till varje avtal kan man koppla produkter och tjänster och ange vilka priser som gäller etc. Verksamheten kan sedan enkelt göra avrop mot aktiva avtal. Ett avrop blir en beställning som direkt från systemet epostas till leverantören som ett PDF-dokument. Genom att årsavtalen blir tillgängliga garanteras att de lägre årsavtalspriserna nyttjas.

Inköpssystemet är integrerat med ekonomisystemet vilket gör att användarna direkt kan ange korrekt kontering vid beställningstillfället, leverantörerna anger sedan inköpsnummer på fakturan som vid inscanning automatiskt matchas mot beställningens inköpsnummer. Denna hantering medför att fakturan kan direktattesteras och tidigare tidsödande moment är borta.

Systemet är webbaserat och tillgängligt för användarna via Akademiska Hus intranät. Ledorden i utvecklandet av systemet har varit enkelhet och tillgänglighet. Alla med beställarroll ska enkelt kunna leta upp rätt leverantör och eventuella avtal och göra en beställning.

Vill du veta mer kontakta oss