Under den senaste tiden har VTD genomfört en stor organisationsförändring med syfte att skapa en bättre struktur i sitt arbete. Tidigare sköttes distributionshantering och kontakt med tidningsbuden regionalt genom de fyra regionerna – nord, syd, öst och väst. Idag sköts detta istället via lokala kontor, kallade filialer. Inom varje region finns ett flertal sådana filialer (i Göteborgsområdet ca 50 st.) och på varje filial arbetar en filialföreståndare. Till varje filial är ett antal distrikt kopplade och varje bud ansvarar för utdelningen i sitt/sina distrikt.
En förändring av detta slag hade inte varit möjlig utan ett välanpassat IT-stöd och Elicit har därför utvecklat en webbapplikation, bestående av tre delsystem, för att skapa ett mer effektivt informationsflöde. Dessa är även integrerade mot VTD:s övriga system. Det första systemet, kallat Terminalen, ser till så att rätt antal tidningar från varje titel skickas till respektive filial. Det andra systemet, kallat Fiol, strukturerar den nattliga flödeshanteringen från att leverans av tidningarna sker till filialen till dess att buden kommer tillbaka efter sin runda. Alla typer av avvikelser registreras, såväl att det saknas en tidning som att ett bud inte kan komma in i en port. Fiol är även integrerat med det tredje systemet, Ärendehanteringssystem. När en avvikelse registreras i Fiol dyker det upp som ett ärende hos kundtjänst och när kundtjänst tar emot ett ärende från en kund eller prenumerant förs det vidare till aktuell filial som kan kommunicera med berört bud. På detta sätt är kundtjänst uppdaterade när de kommer till jobbet på morgonen och filialföreståndaren och buden är uppdaterade när de kommer till jobbet på natten, vilket skapar ett effektivt informationsflöde. Fördelen med detta arbetssätt är att samtliga ärenden registreras och risken för att ett ärende glöms bort är minimal. En annan fördel är att det skapat helt nya kommunikationsmöjligheter, både internt och med kunder och prenumeranter.
Elicit har utvecklat ett flertal system på uppdrag av VTD, alla med samma layout och ungefärliga upplägg. Det är enligt Anders Egerstad på VTD ”en stor fördel sett ur ett inlärningsperspektiv då det är pedagogiskt och lätt för alla att förstå oavsett om man är tekniskt insatt eller inte”. Anders är också nöjd med att VTD valde att ha Elicits konsulter på plats i verksamheten.
”Det skapar en förståelse för verksamhetens behov samtidigt som man upparbetar en personlig relation. Det är ju alltid en fördel med direktkontakt och enkla kontaktvägar”.
Anders Egerstad, Västsvensk Tidningsdistribution
Ett annat område som gjort att arbetet flutit på smidigt är enligt Anders Egerstad Elicits arbetsverktyg Projektportföljen. Projektportföljen är en plattform där all information om ett projekt samlas, vilket gör att alla, både beställare och konsulter, har tillgång till all information. Därmed kan alla ha kontroll över projektets arbete, tid och kostnad, samt att man kan se vad som står på tur för utvecklarna att arbeta med.
